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Serienbriefe in Microsoft Office 2010

Zusammenfassung der Aufgabe

Ihr Chef beauftragt Sie, an alle Kunden eine persönliche Einladung zum 50-jährigen Betriebsjubiläum zu verschicken. Die Liste der Empfänger wird Ihnen von der IT-Abteilung als Excel-Datei zur Verfügung gestellt.
Ihr Chef mahnt an, aus der bereitgestellten Liste nur die deutsch-sprachigen Kunden anzuschreiben. Da die Liste alle Kunden, aber keine personalisierten Anreden enthält, müssen Sie die Datenquelle selbst aufbereiten bzw. mit Hilfe von Regeln selbst gestalten.

Wir haben gelernt, dass ein Serienbrief aus drei Teilen besteht:

  1. Aus einem Dokument, das den eigentlichen Brief enthält.
  2. Aus einer Datenquelle, die die im Dokument zu ersetzenden Stellen enthält.
  3. Der Serienbrief führt das Dokument (1) und die Datenquelle (2) zusammen.

Alles, was Sie zur Lösung dieser Aufgabe benötigen, können Sie sich auf dieser Seite herunterladen.

Schritt für Schritt

1.Das Dokument

Sie haben Glück, ein Kollege hat die Einladung selbst bereits verfasst.

Sie können das Word-Dokument hier herunterladen: seriendruck_vorlage.docx

  1. Laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie in Microsoft Word.
  2. Falls Sie noch Fehler entdecken, korrigieren Sie diese bitte direkt und speichern Sie die Datei erneut.

2.Die Datenquelle

Die benötigte Datenquelle wurde Ihnen von der IT-Abteilung als Excel-Datei zur Verfügung gestellt.

Sie können die Excel-Datenquelle hier herunterladen: seriendruck_quelle.xlsx

  1. Speichern Sie sie möglichst im selben Verzeichnis wie das zuvor heruntergeladene Textdokument.
  2. Öffnen Sie die Datenquelle mit Microsoft Excel und überprüfen sie genau! Sind die Postleitzahlen korrekt bzw. korrekt formatiert ? Beachten Sie die Aufgabenstellung!
  3. Speichern Sie die Datenquelle und schließen Sie Excel. Kehren Sie zu Word zu unserer korrigierten Einladung zurück.

3.Der Serienbrief

  1. Starten Sie die Seriendruck-Funktion und wählen die Empfänger (Datenquelle) aus!
  2. Bearbeiten Sie die Empfängerliste! Beachten Sie die Aufgabenstellung!
  3. Fügen Sie an den markierten Stellen die entsprechenden Seriendruckfelder ein.
  4. Für die Anrede müssen Sie eine Regel festlegen, da in der Datenquelle nur ein geschlüsseltes Anredekennzeichen (1 für Herr, 2 für Frau) enthalten ist.
  5. Außerdem müssen Sie (anhand einer weiteren Regel) festlegen, dass Briefe, die ins (deutschsprachige) Ausland gehen, unterhalb von Postleitzahl und Ort das entsprechende Land enthalten (in unserem Beispiel nur Österreich).
  6. Desweiteren müssen Sie anhand noch einer weiteren Regel eine personalisierte Anrede einfügen.
  7. Sie können nun den Seriendruck starten. Schalten Sie ggf. die Hervorhebung der Seriendruckfelder aus und klicken Sie oben rechts auf „Fertig stellen und zusammenführen“.
  8. Wählen Sie dann „Dokumente drucken“ und drucken Sie die Serienbriefe (wenn möglich) in eine PDF-Datei (Papier sparen!)

Sie haben es geschafft!
Sie sind nun ein Microsoft-Office Serienbrief-Profi!

Eine Zusammenfassung für Ihre Unterlagen finden Sie hier