Serienbriefe in Microsoft Office 2010

Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an viele Empfänger versendet wird. Adresse, Anrede und Teile des Inhalts sind meist personalisiert und können bzw. sollen den Anschein eines persönlichen Anschreibens erwecken.

1. Aus einem Dokument, das den eigentlichen Brief enthält. An die Stellen, die später personalisiert bzw. individualisiert werden sollen, kommen Platzhalter.
2. Aus einer Datenquelle, die die im Dokument zu ersetzenden Stellen enthält. Dies kann z.B. eine Excel-Tabelle, eine Access-Datenbank oder eine einfache Liste sein.
3. Der Serienbrief führt das Dokument (1) und die Datenquelle (2) zusammen.

Es ist empfehlenswert, das Dokument so zu verfassen und zu gestalten, als sei es ein einzelnes Anschreiben. Die Adresse kann später durch die Seriendruck-Funktion von Microsoft Word eingesetzt werden. Setzen Sie als Platzhalter z.B. „Name“ für den Namen, „Vorname“ für den Vornamen usw. .

Weiterhin sollte man eine Datenquelle auswählen bzw. erstellen und/oder aufbereiten. Enthält die Quelle alle benötigten Angaben? Sind in der Quelle Daten von Personen enthalten, die vom Anschreiben ausgenommen werden sollten? Sind alle Spalten der Datenquelle richtig formatiert (betrifft meistens die Postleitzahl und andere numerische Angaben)?

Am einfachsten ist es, den Seriendruck-Assistenten von Microsoft Word zu benutzen. Dieser führt Schritt für Schritt die erforderlichen Maßnahmen mit Ihnen durch.
Egal, ob man den Assistenten nutzt oder nicht, sollte man zuerst die Datenquelle auswählen (Schaltfläche „Empfänger auswählen“). Anschließend sollte man mit der Schaltfläche „Empfängerliste bearbeiten“ die gewünschten Empfänger mittels der angezeigten Checkboxen („Häkchen“) auswählen bzw. die unerwünschten ausschließen. Bei sehr großen Datenquellen empfiehlt es sich, die gewünschten Empfänger mittels eines Filters ein- bzw. auszuschließen. Auch kann es sinnvoll sein, die Empfängerliste zu sortieren, was ebenfalls an dieser Stelle geschehen kann.
Sodann kann man die gewünschten Seriendruckfelder an den entsprechenden Stellen im Dokument einfügen. In der Praxis kommt es häufig vor, dass bestimmte Angaben geschlüsselt ausgegeben werden (z.B. ein Anredeschlüssel 1 für Herr, 2 für Frau usw.). Um diese Angaben in Klartext umzusetzen und auch um den Text weiter zu personalisieren (z.B. sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau), müssen „Regeln“ gesetzt werden. === Ergebnis-Vorschau Mit der „Vorschau Ergebnisse“-Schaltfläche können Sie jedes einzelne Dokument überprüfen und sehen, ob Sie die Seriendruckfelder und Regeln richtig gesetzt haben. Mit der Tastenkombination Alt-F9 können Sie alle gesetzten Felder und Regeln anzeigen lassen.

Mit der Schaltfläche „Fertig stellen und zusammenführen“ führen Sie schließlich Ihr Dokument und Ihre Datenquelle zusammen und können den Serienbrief ausdrucken und versenden.

Gute Anleitungen gibt es auch im Internet:
https://www.focus.de/digital/praxistipps/serienbrief-mit-word-erstellen-anleitung_id_7926716.html

Hier findet man ein anschauliches YouTube-Video: https://youtu.be/Gi3LOqd_daQ